Officemanager MBO Utrecht Academie – 0,6 fte

Wat ga je doen?

Als officemanager van de MBO Utrecht Academie ben jij de spil in de organisatie van uiteenlopende leer- en ontwikkelactiviteiten voor onze medewerkers. Je zorgt dat alles soepel verloopt, van planning tot uitvoering.
Wat je precies gaat doen:

• Je organiseert en coördineert professionaliserings- en ontwikkelactiviteiten voor diverse doelgroepen binnen MBO Utrecht. Jij bewaakt het overzicht en zorgt dat deelnemers, opleiders en locaties perfect op elkaar aansluiten.
• Je bent medeverantwoordelijk voor de organisatie van de MBO Utrecht Dag, een inspirerende dag die twee keer per jaar plaatsvindt en in het teken staat van onze strategie en speerpunten. Vanuit HR ben jij het aanspreekpunt voor sprekers, workshopbegeleiders, deelnemers en de projectgroep. Je werkt hierin nauw samen met het (toekomstige) evenementenbureau dat de uitvoering verzorgt.
• Je onderhoudt contact met externe opleiders, maakt afspraken over de inhoud en voorwaarden van trajecten, beoordeelt offertes en bewaakt de financiële afspraken, inclusief annuleringsvoorwaarden.
• Je beheert ‘Mijn Ontwikkeling’, ons digitale opleidingsportaal in Canvas Catalog. Ervaring met Canvas en basiskennis van HTML zijn een pré, maar geen vereiste.
• Je evalueert de professionaliseringsactiviteiten en gebruikt feedback om ons aanbod verder te verbeteren.
• Je ondersteunt administratief, bijvoorbeeld bij de registratie en communicatie rondom leeractiviteiten. Bij ruimte in je agenda ben je ook breder inzetbaar binnen het HR-team.
• Je helpt mee om werkprocessen te verbeteren, zodat onze interne academie nog professioneler, efficiënter en gebruiksvriendelijker wordt.
• Je draagt actief bij aan de zichtbaarheid van de academie, zodat alle collega’s weten waar ze terecht kunnen voor hun professionele ontwikkeling.

Je profiel

1. Organisatietalent en overzicht
Je hebt ervaring met het plannen, organiseren en coördineren van trainingen of opleidingen. Je houdt moeiteloos het overzicht in een dynamische omgeving met uiteenlopende werkzaamheden.

2. Zelfstandigheid en initiatief
Je werkt zelfstandig, neemt eigenaarschap en ziet wat er nodig is. Je bent proactief en wacht niet af tot anderen in beweging komen.

3. Communicatief en klantgericht
Je communiceert helder en prettig, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een servicegerichte houding richting collega’s, deelnemers en externe partners.

4. Samenwerken en verbinden
Je werkt graag samen en schakelt soepel tussen mensen, afdelingen en processen. Je bent een echte ‘spin in het web’ die de juiste verbindingen weet te leggen.

5. Zorgvuldigheid en digitale vaardigheden
Je werkt nauwkeurig en efficiënt met verschillende digitale systemen. Digitale omgevingen voelen voor jou vertrouwd aan en je leert snel nieuwe tools kennen.

Wij bieden

• Een afwisselende baan in een leuke, kleinschalige onderwijsorganisatie met ambitieuze, lerende collega’s en een enthousiast team.
• Een aanstelling voor één jaar met uitzicht op verlenging of een vast dienstverband.
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 2.821,- en maximaal € 4.189,- (schaal 8 bij een fulltime dienstverband), afhankelijk van ervaring, kennis en capaciteiten.
• Een goede werk-privébalans, met een ruime vakantieregeling en mogelijkheden voor diverse vormen van verlof.
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, fiscaal voordeel op sportabonnementen en een bijdrage voor een aanvullende zorgverzekering.
• Een fijne werkplek op onze locatie aan de Onderwijsboulevard (Australiëlaan), goed bereikbaar en met een prettige werksfeer.

We nodigen je van harte uit om te solliciteren! Heb je vragen over de functie? Neem dan gerust contact op met Liesbeth Bos (beleidsadviseur HRD) via 030-2815100.

Je kunt reageren tot en met zondag 6 juli.

De eerste gesprekken vinden plaats op donderdag 10 juli (ochtend) of vrijdag 11 juli (ochtend). Een eventueel tweede gesprek volgt in de week erna. We streven ernaar de procedure uiterlijk vrijdag 18 juli af te ronden.

Aquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld!